Protectia informatiilor si Shared Workbooks Excel 2007

In general, pentru a proteja informatiile aveti nevoie de 2 pasi “mari”. Primul pas ar fi blocarea/deblocarea individuala a unor celule din foaia de lucru, iar apoi aplicarea optiunii: Protect Sheet. Chiar daca blocam niste celule si nu activam acea optiune, ele pot fi modificate.
Implicit, toate celulele din foaia Excel sunt blocate. Pentru asta putem aplica optiunea Protect Sheet sau Protect Workbook. Dar totusi daca dorim anumite celule sa le putem modifica va trebui sa le deblocam inainte de a aplica optiunea. In mod normal deblocam celulele unde este necesara introducerea de date (celule care sunt surse pentru rapoarte, sau pentru formule), iar cele unde avem formulele le tinem blocate.

Ca si exemplu, in Excel 2007 trebuie urmariti urmatorii pasi pentru a debloca celulele:

1) Introduceti niste numere in celulele A1:D1 (când notez in felul acesta ma refer la toate celulele de la A1 la D1)
2) Click dreapta pe selectie ->Format cells

3) Alegeti tabul Protection si debifati optiunea: Locked

4) Dupa aceasta mergeti in tabul Review, si in a 3-a caseta (Changes) aveti Butonul Protect Sheet

4a) In momentul in care apasati butonul Protect Sheet, va va aparea o lista in care puteti selecta anumite actiuni pe care utilizatorul le poate executa. In mod normal doar primele 2 actiuni sunt implicit selectate (Select locked cells si Select unlocked cells). Puteti alege sa nu fie posibila selectarea celulelor blocate, prin debifarea optiunii Select locked cells. Dar, spre exemplu, daca doriti totusi sa se poata modifica formatarea unor anumite celule, puteti bifa optiunea Format Cells si ele vor putea fi modificate (Daca nu ati observat tabul Protection din caseta de formatare a celulei, a disparut dupa ce ati activat optiunea Protect Sheet)

Daca optiunea Select locked cells este debifata, atunci utilizatorul nu o poate selecta deci nu poate vedea formula din spatele ei (utilizatorii „rai” nu pot copia formulele utilizate) (mersi Alexx pentru observatie)

4b) Aveti posibilitatea sa adaugati si o parola necesara mai târziu pentru deblocarea celulelor. Ea este folositoare când nu doriti sa fie modificate setarile privind protectia celulelor de catre persoane neautorizate

4c) Daca doriti, puteti sa blocati tot Workbook-ul prin selectarea celei de-a 2-a optiuni din caseta: Protect Workbook

Daca doriti puteti activa optiunea Track Changes -> Highlight Changes, care va tine minte ce celule ati modificat. Pentru aceasta tineti sageata de la mouse pe celula respectiva si veti putea vedea modificarile efectuate. La final puteti accepta sau nu modificarile.

1) Aveti mai multe optiuni in momentul in care activati optiunea Track Changes, puteti selecta sa nu se tina seama de modificarile efectuate de Dvs., ci doar de ceilalti. Alta optiune mai importanta este aceea in care ii specificati celulele in care vreti sa fie activa optiunea (Spre exemplu, daca avem o foaie in care sunt calculate anumite preturi in functie de valorile curente ale EUR/USD, putem activa optiunea doar pe acele celule in care sunt tinute valorile EUR/USD)

Nota: Din pacate nu se vede intreaga lista de modificari ci doar ultima modificare pe fiecare celula. Daca dorim sa vedem toate modificarile putem face acest lucru bifând optiunea List changes on a new sheet. Daca aceasta nu se poate bifa se datoreaza unui singur motiv. Nu sunt modificari facute in foaie. Pentru a putea activa optiunea urmariti urmatorii pasi:
a) Activati optiunea Highlight Changes. Debifati optiunea Highlight changes on screen
b) Modificati pentru prima data ceva in foaie.
c) Apasati pe butonul Accept/Reject Changes. Dati apoi OK.

d) Pentru fiecare modificare care ati facut-o va va fi afisata o fereastra unde puteti accepta sau nu modificarea. Daca doriti puteti accepta sau nu toate modificarile.

e) Dupa ce am acceptat macar o schimbare, mergem din nou la optiunea Highlight Changes, iar de data aceasta bifam ultima optiune: List changes on a new sheet. Debifati inainte toate optiunile pentru a va fi afisate toate modificarile.
f) Dati OK.
g) Acum aveti o noua foaie numita History, unde va sunt afisate schimbarile.

g1) in momentul in care salvati fisierul, foaia History va disparea.

Nota2: In momentul in care activati optiunea Track Changes, implicit se partajeaza si documentul. Pentru detalii privind partajarea cititi urmatoarea sectiune.
Shared Workbooks(Documente partajate)
Partajarea este utila pentru cazul in care mai multi utilizatori lucreaza pe acelasi fisier. Daca se stie exact unde trebuie sa modifice fiecare (adica nu trebuie sa modifice in zone comune), se poate folosi partajarea documentului. Pentru a partaja un document, acesta trebuie creat inainte. Autorul il salveaza ca Shared/Partajat, si il pune pe retea (nu pe web).

Nota: Trebuie retinut ca in momentul in care partajam un document anumite elemente din el nu mai pot fi modificate. Dintre acestea fac parte: Imagini, grafice, validari de date, celule unite, formatari conditionate, link-uri, sub-totaluri, macro-uri, rapoarte tabele pivot, scenarii.

in momentul in care partajam documentul, putem selecta anumite optiuni ca de exemplu: numarul de zile de tinere a evidentei modificarilor, modul de actualizare a modificarilor (putem sa facem actualizare automata si vom vedea din X in X minute ce au modificat ceilalti utilizatori intre timp.

Dupa ce am partajat fisierul si il punem pe retea mai multi utilizatori il pot deschide in mod concomitent si pot modifica documentul. Daca sunt conflicte la modificari va aparea o caseta de dialog care va intreba ce doriti sa faceti in continuare.
Cam atât momentan, multumesc pentru atentie.