1. Funcția SUM

Îmi propun să vă arăt direct cum se fac diferitele calcule simple în Excel.

Până la urmă vorbim de facilitatea de bază a acestui program, aceea de a calcula formule pe baza valorilor din tabelele cu date.

Dacă sunteți un utilizator începător și acum deschideți pentru prima oară aplicația Excel, ar fi bine să nu vă concentrați pe interfața destul de stufoasă a acestui program, ci să rămâneți atenți la tabelul cu date unde ne propunem, în majoritatea timpului, să executăm socoteli matematice (pe coloane sau pe rânduri).

Vă propun acum prima operație pe care o putem face rapid în Excel și anume ADUNAREA.

Prima metodă prin care putem să adunăm diferite numere de pe ecran este să le selectăm și observați că în partea de jos apare automat această sumă. De pildă, dacă am selectat celulele de pe linia corespunzătoare orașului Iași, avem acces deja la respectiva sumă, iată aici: 38123.

Cu alte cuvinte, indiferent ce aș selecta, de exemplu iată aici celulele aferente Trimestrului 3, avem acces imediat la suma lor, acum aceasta suma este 87354.

Sau dacă selectăm toate celulele din tabel, iată imediat calculată suma acestora aici.

Totuși, Excel-ul ne permite să calculam și ad-hoc aceste sume cu ajutorul propiilor noastre formule.

De exemplu, aici dorim să facem suma aferentă orașului Iași, iar pentru aceasta o să scriem o formulă, care începe întotdeauna cu semnul egal. Dorim să facem o sumă, trebuie să știm doar denumirea funcției respective. În cazul nostru, apăsăm litera S, apoi litera U, apăsăm Săgeată jos până ajungem să selectăm funcția SUM, apoi apăsăm tasta TAB care ne permite scrierea restului de litere automat.

Acum mai avem doar de selectat celulele pe care dorim să le adunăm, în cazul nostru, cele aferente Iașiului. Apăsăm tasta Enter și iată cum avem suma calculată pentru orașul Iași.

=SUM(B2:E2)

Pentru restul orașelor nu mai avem de făcut altceva decât să dăm dublu click pe acest colț al celulei unde am scris formula inițială.

Dorim acum să facem suma pentru coloana Trimestrul 1. Ne poziționăm pe prima celulă de sub coloana cu date Trimestrul 1 și începem să scriem formula: =SUM, deschis paranteza, apoi selectăm prima celulă de pe coloană și apăsăm combinația de taste CTRL + SHIFT + Săgeată jos pentru a se selecta automat toate celulele de pe această coloană, apoi apăsăm Enter.

=SUM(B2:B10)

Tragem apoi spre dreapta de mânerul de umplere aferent celulei în care am scris formula. Și gata, iată ce usor am calculat suma pentru toate liniile și coloanele acestui tabel.

Vă voi prezenta în continuare încă 9 formule, pe care orice utilizator începător ar trebui să le înțeleagă și să le aplice în aplicația de calcul tabelar Excel.

Să continuam!

2. Funcția Average

Pentru calcul mediei se lucrează la fel de ușor. Putem vizual să avem acces la această medie doar selectând celulele respective.

Dacă pe bara de jos nu apare automat media dorită, putem să facem click dreapta cu mouse-ul pe bara de stare și să bifam Average. Observați că apare acum automat media celulelor selectate.

 Dacă selectăm alte celule, iată cum sunt afișate automat atât suma cât și media acelor celule.

Sau putem să facem noi manual calculul mediei acolo unde avem nevoie de ea. De exemplu am să scriu aici egal, funcția se numeste AVERAGE, scriem doar AV apoi ne poziționăm cu Săgeată jos până o selectăm din listă, apăsăm tasta TAB ca să scriem mai puțin și acum doar îi indicăm celulele la care dorim să le facem media.

Selectăm cu mouse-ul acele celule și, la final, putem în loc de tasta Enter, să apăsăm Ctrl + Enter ca să rămânem poziționați în celula curentă. Pentru că dacă am fi apăsat tasta Enter ne-ar fi poziționăm pe celula urmatoare.

=AVERAGE(B2:E2)

În general, după ce scriem o formulă, mai bine apăsăm Ctrl + Enter ca să putem apoi să facem imediat dublu click pentru calculul automat al valorilor aferente celorlalte rânduri.

La fel și la nivel de coloană, scriem = apoi AV, apăsăm tasta TAB, selectăm prima celulă de pe coloană, apoi apăsăm Ctrl + Shift + Săgeată jos pentru selectarea automată a tuturor celulelor de pe coloană și, în final, Ctrl + Enter ca să rămânem poziționați în celula curentă.

=AVERAGE(B2:B10)

Din pacate, nu există un shortcut care să ne permită tragerea automată spre dreapta, asa cum era dublu click la tragerea pe verticală. Va trebui să tragem manual spre dreapta de mânerul de umplere, pentru a ni se face calculul mediei pentru toate coloanele.

3. Funcția MIN

După adunare și făcut medii, ce poate să urmeze? Funcția MIN, cu care calculăm cele mai mici valori numerice dintr-un set de celule dat. De pildă, pentru valorile corespunzătoare orașului Iași, care este cea mai mică valoare? Desigur, dacă sunt puține celule și verificăm vizual aceste celule, o să descoperim că acest 3670 este valoarea cea mai mică dintre cele selectate.

Putem ca, după selectarea celulelor să activăm jos pe bara status funcția MIN, făcând un click dreapta pe ea.

Observați că ne arată acum automat acel 3670.

Dacă selectăm celulele aferente Trimestrului 2, iată cum ne arată valoarea minimă 6729.

Sau putem să o calculăm noi manual într-o anumită celulă. Scriem =MIN, deschidem paranteza și, așa cum ați văzut și la celelelate funcții, după ce selectăm celulele și apăsăm Ctrl + Enter, avem calculată acea valoare minimă dorită.

=MIN(B2:E2)

Mai avem de făcut doar dublu click pe coltul din dreapta al celulei și gata, avem valorile minime dorite pentru fiecare rând.

Pentru coloane, selectăm celula și scriem =MIN (selectăm prima celula, apoi Ctrl + Shift+ Săgeată jos pentru a le selecta pe toate și, la final, apăsăm Ctrl + Enter.

=MIN(B2:B10)

Nu mai avem de făcut decât să tragem manual spre dreapta pentru a calcula valoarea minimă pentru fiecare trimestru.

Iată cum toate aceste funcții functioneaza la fel. Este totul atât de simplu…

4. Funcția MAX

„Repetiția este mama învățăturii”, așa încât, pentru urmatoarea funcție (funcția MAX) o să vedeți că lucrăm exact la fel. Activăm calcularea Maximului automat făcand click dreapta jos, pe bara status.

Avem acum valoarea maximală calculată automat.

Sau scriem o formulă, să zicem de data aceasta pentru coloana Trimestrul 4: =MAX( , selectăm prima celulă, apoi Ctrl + Shift + Săgeată jos, și, în sfârșit, Ctrl + Enter.

=MAX(E2:E10)

Tragem apoi, de data aceasta, spre stânga și iată cum avem maximul calculat pentru toate trimestrele.

Scriem aici eticheta Maximum și facem calculul și la nivel de linie. La final tragem de formulă și peste linia cu Maximum calculată mai devreme pentru a avea și valoarea maximă dintre cele maxime. Se numeste Grand Maximum.

=MAX(B2:E2)

5. Funcția Count

Toate funcțiile prezentate mai devreme: SUM, Average, MIN, Max se numesc funcții agregate.

Dacă din mai multe valori calculăm o singură valoare, acesta se numește AGREGARE. De pildă, din mai multe valori facem suma, din mai multe valori facem media, și așa mai departe.

A mai ramas să vă arăt și ultima funcție agregată: COUNT. Această funcție ne permite să NUMĂRĂM celulele indicate.

De exemplu, dacă selectăm aceste celule, câte sunt ele selectate, patru.

Dacă le selectez pe toate, sunt 36 de celule.

Totuși, vreau să vă spun ceva foarte important. Funcția COUNT NU numara celulele necompletate (așa numitele celule BLANK). De exemplu, dacă șterg valoarea din celula D2, ele nu mai sunt 36, ci 35.

Cu alte cuvinte, rețineți că funcția COUNT ignoră la numărare celulele lăsate fără valori în ele.

Și acum să scriem și o formulă cu aceasta functie. Scriem =COUNT( și selectăm celulele aferente orașului Iași. Iată că ele sunt 3 la numar (pentru că una dintre valori este necompletată).

=COUNT(B2:E2)

Toate celelalte orașe au câte patru valori, însă, dacă începem să ștergem din valori, iată cum se re-numără acestea pentru fiecare Oraș în parte.

Să facem și un Grand Total de tip numărare, mergem la finalul acestei noi coloane și numărăm toate valorile de pe ea.

=COUNT(B2:E10)

Dacă acum ștergem o valoare din tabelul initial cu date, iată cum Grand Count se modifică și el.

6. Funcția IF

Funcția IF este una dintre cele mai utile funcții din Excel. Se mai numește și functie DECIZIONALĂ, deoarece cu ajutorul ei putem să punem intrebari și să luăm decizii în funcție de o anumită situație sau alta.

De exemplu, în cazul nostru avem un tabel simplu în care, pentru fiecare persoană în parte avem o NOTĂ.

Dorim să scriem pentru fiecare OM în parte un calificativ, și anume textul BUN dacă nota sa este mai mare strict decat 7, respectiv SLAB dacă nota sa este mai mica sau egala cu 7.

Pentru a lua această decizie pentru fiecare rând în parte, mergem la prima linie și folosim funcția IF, astfel: =IF( , observați că exista 3 argumente :

=IF(Logical Test, Value IF True, Value IF False)

La primul argument trebuie să scriem o expresie logică ce întoarce TRUE sau FALSE.

Adică, aici o să mă întreb dacă nu cumva NOTA sa este strict mai mare decât 7, apoi scriem virgulă pentru a trece la argumentul urmator, iar acum trebuie să-i specificăm în cazul în care condiția logică de mai devreme este ADEVARATĂ ce să facă. Dacă Nota este mai mare decat 7 atunci să se returneze textul „Bun”, altfel dacă NU este mai mare decât 7 să scrie „SLAB”.

=IF(B7>7,”Bun”,”Slab”)

Observați că în, cazul nostru, formula ne scrie SLAB, deoarece 6 NU este mai mare decat 7, cu alte cuvinte, NU se va returna acest BUN, ci acest SLAB de aici.

Dacă însă modificăm aici în numarul 8, atunci formula se recalculează. Este 8 mai mare decât 7? Răspunsul este DA, deci se returnează acest BUN de aici.

După ce am scris formula, tragem de ea până jos.

Iată, 5 NU este mai mare decat 7, deci formula va returna SLAB, iar 7 nu este STRICT mai mare decât 7, de aceea formula returnează SLAB. Dacă scriam mai mare sau egal cu 7, atunci ea returna BUN.

Vă rog să mai urmariți un exemplu, iată ce doresc să fac:

O să adăugăm aici un procent de indexare a salariului în funcție de profesie, astfel: să dăm 10% numai inginerilor, iar pentru restul profesiilor să afisam procentul de 5%.

Începem să scriem formula: egal, DACĂ profesia să este egala cu inginer (scris între ghilimele deoarece este un text), ce să faca Excel în acest caz? Să returneze dacă este inginer 10%, iar dacă NU este inginer să se returneze 5%.

=IF(C12=”inginer”,10%,5%)

Apăsăm Enter, o să punem și un format de procent ca să se vada mai bine, iar dacă tragem până jos de formulă, iată acest 5% ce inseamna? că este medic … Observați cum avem 10% în dreptul inginerilor și 5% în dreptul celorlalti.

Dacă aici schimb în inginer, iată cum, automat, se recalculează formula și ne afisează 10%.

7. Funcția Year

Funcția YEAR ne permite să extragem ANUL ca și număr dintr-o dată calendaristică.

De exemplu, dacă avem într-o celulă data de astazi, (pe care, apropo, putem să o introducem foarte ușor cu scurtătura de taste CTRL + ;), iată data de astazi cand înregistrez acest video (16 martie 2020).

Revenind, dacă avem o dată calendaristică, putem să extragem anul din acea dată foarte simplu folosind funcția YEAR. Scriem doar litera Y, apoi apăsăm tasta TAB pentru a scrie Excel automat restul funcției și apoi doar îi indicăm data calendaristică de unde să ne extraga anul. Apăsăm un Enter sau, mai bine, Ctrl + Enter și iată cum apare 2020.

=YEAR(E4)

Mai putem să calculăm data curentă și altfel, și anume folosind funcția TODAY, scriem și parantelezele. Fiind funcție fără argumente, acele paranteze trebuie totuși scrise.

Iată că avem tot data curentă, diferența este că în primul caz avem o data calendaristică statică iar aici una dinamică. Dacă aș deschide acest fisier mâine, funcția Today() îmi vă afișa data de 17 martie, iar shortcut-ul de taste va păstra data de 16 martie.

Bun, aici am scris data curenta cu CTRL + ; , iar aici am folosit funcția Today().

În cazul nostru, avem un tabel cu foarte multe rânduri. Iată, apăsăm Ctrl + Săgeată jos pentru a ne poziționa pe ultimul rand, pentru a vedea că sunt mii de linii, apoi ne întoarcem cu Ctrl + Săgeată sus la prima linie…

… și scriem formula: Y, Tab, doar îi indicăm prima dată calendaristică, apăsăm Ctrl + Enter pentru confirmare și rămânerea în celula curentă, apoi apăsăm dublu click pe manerul de umplere.

=YEAR(A2)

Iată cât de ușor am calculat anul tranzacției pentru toate acele mii de linii.

8. Funcția Month

Așa cum aici a trebuit să calculăm ANUL tranzacției, de multe ori, în practică, mai ales pentru realizarea de rapoarte, va trebui să calculăm și luna extrasă din data respectivă. De exemplu, aici observați că avem luna ianuarie, deoarece eu lucrez acum în formatul American (luna/ziua/anul).

Putem să calculăm Luna prin două metode. Prima metodă ar fi să folosim funcția Month, deschidem paranteza, selectăm data de pe primul rand și apăsăm Ctrl + Enter.

=MONTH(A2)

Iată avem raspunsul, un numar de la 1 la 12, în cazul noastru 1 pentru luna ianuarie, însa, dacă defilăm mai jos, observați că se schimbă în 2 (adica februarie) și asa mai departe…

Dacă aici am avem data curentă și încercăm să calculăm cu funcția Month să vedem luna, observați că ni se intoarce numar 3 (adica martie).

=MONTH(F6)

Dacă dorim să afisam luna ca TEXT, avem posibilitatea să facem acest lucru cu funcția TEXT.

Scriem =Text( , la primul argument îi indicăm Data calendaristică, iar la al doilea scriem între ghilimele patru de m, adica „mmmm”. Acel șablon format din patru litere m, înseamnă că dorim să ni se afișeze luna în formatul complet: January, February, etc.

=TEXT(A2,”mmmm”)

Dacă aș scrie trei de m, iată că avem lunile scrise în formatul prescurtat: JAN, FEB, etc.

9. Funcția Weekday

Dorim să calculăm ziua din săptămână în care a picat o anumită dată calendaristică.

Scriem aici o etichetă: Ziua saptamanii

Cel mai simplu ar fi să folosim funcția TEXT, îi dăm data calendaristică respectivă și șablonul de extragere a zilei din săptămână (patru de litere d) și iată cum obținem textul ce reprezintă ziua din săptămână în care a fost data respectivă.

=TEXT(A2,”dddd”)

Dacă scriem aici doar trei de „d” vom avea ziua din săptămănă în formatul prescurtat: SUN, MON, etc.

=TEXT(A2,”ddd”)

Apăsăm Ctrl + Z de mai multe ori ca să ne întoarcem. Mai există și funcția Weekday, aceasta primește ca argument doar data calendaristică și returnează întotdeauna un numar pentru fiecare zi din săptămână. Numărătoarea începe cu Duminică, adica 1 dacă data a picat într-o zi de Sunday, 2 dacă a fost Monday și așa mai departe. De pildă, în cazul nostru, numarul 2 de aici înseamnă Monday (adică luni).

=WEEKDAY(A2)

Putem să facem un click dreapta și să intrăm în Format Cells, iar pentru aceste numere de la 1 la 7, putem să afișăm un format mai ușor de citit, în Custom Format, în casuța Type putem să scriem cei patru de „d”. Deosebirea este că în acest caz Monday este doar o etichetă, „o stampilă” pusă peste celulă, pentru că, de fapt, celula stochează în continuare numarul 2. Se vede acest lucru pentru că dacă apăsăm Copy/Paste Special cu Values, în spate se vede că este numarul 2.

10. Funcția SUMIF

Funcția SUMIF reprezintă o combinație între funcția SUM ce adună și funcția IF ce ne permite să luam decizii.

Funcția SUMIF se mai numește și funcție agregată condiționată.

De exemplu, în cazul nostru, în tabelul acesta din stânga ne dorim să adunăm valorile de factură doar pentru produsul Aspen.

O variantă ar fi să filtrăm acest tabel că să rămână pe ecran doar tranzactiile aferente produsului Aspen, apoi să selectăm prima celula de la Valoare Factura să dam CTRL + Shift + Săgeată jos pentru a le selecta pe toate, apoi ne putem uita jos pe bara de stare pentru a vedea care este această sumă.

Această metodă este foarte incomodă, așa încat permiteți-mi să vă arăt cum functionează funcția SUMIF.

Ea are trei argumente: la primul argument îi indicăm coloana unde il cautam pe Aspen, în cazul nostru coloana cu Produsele pe care o selectăm cu CTRL+ Shift + Săgeată jos, apoi apăsăm Ctrl + Backspace pentru a ne întoarce la formulă.

Al doilea argument ne permite să specificăm ce anume căutăm, adica Aspen scris aici.

Și în sfarsit al treilea argument reprezintă coloana de unde dorim să se adune numerele. Ctrl+Shift+Sageata Jos, Ctrl+Backspace ca să se întoarcă la formulă.

Incă o dată, funcției SUMIF trebuie să-i comunicam trei lucruri:

=SUMIF(range, criteria, [sum_range])

– range – coloana unde căutăm,

– criteria – ce anume căutam pe acea coloană,

– sum_range – coloana de unde dorim să ne adune valorile gasite.

Iată acea sumă dorită.

=SUMIF(B2:B4927,E4,C2:C4927)

Dacă schimbăm produsul căutat în Carlota, iată cum avem instantaneu suma valorilor de factură aferente produsului Carlota.

Dacă schimbăm în Bellen, din nou ni se calculează imediat suma pentru Bellen și așa mai departe.

Dacă toate acest funcții și formule de calcul Excel vi s-au părut prea simple, aveți dreptate, aceste exemple au fost gândite pentru persoanele care nu au mai lucrat sau au lucrat foarte puțin în Excel.

Dacă însă vi s-au părut prea complicate, aveți dreptate din nou, de aceea vă recomandam să vizionați cât mai multe dintre filmele postate pe canalul DrExcel, chiar de mai multe ori fiecare videoclip!