1. Selectarea din taste a unei coloane cu date

Cum selectăm rapid coloanele și liniile cu date în Excel?

Nu selectați cu mouse-ul coloanele ce conțin multe valori, pentru că s-ar putea să vă ia o veșnicie.

Dacă un rand are înălțimea pe ecran de un centimetru, înseamnă că un tabel Excel cu un milion de rânduri s-ar întinde pe 1 cm x 1 milion de rânduri = 10 km

Combinația de taste CTRL + SHIFT + sageată jos, selectează acei 10 km de date în mai puțin de o secundă. Asta înseamnă: 10 km x 3600 secunde cât are o oră = 36.000 de km pe oră (de 30 de ori mai mult decât viteza sunetului).
Nu o să bateți acest record în veci dacă scroll-ați vizual cu mouse-ul!

Nu uitați, CTRL cu SHIFT și săgeată jos pentru selecția instant a datelor de pe coloana, respectiv CTR cu sageată jos (fără SHIFT) dacă doar doriți să fiți poziționat la capătul tabelului (fără selectarea celulelor).

O linie întreagă se selectează cu CTRL SHIFT SAGEATĂ DREAPTA

2. AutoSUM

De multe ori dorim să adunăm toate valorile de pe o coloană sau de pe un rand. Putem realizăm acest lucru foarte simplu în Excel, cu o simplă combinație de taste. Ne pozitionăm pe o celulă aflată imediat sub coloana sau în dreptul liniei respective și apăsăm combinația de taste ALT + = (ALT cu semnul egal).

Putem selecta chiar mai multe celule simultan și apăsăm aceeași combinație de taste.

Și mai spectaculos este să selectăm mai multe celule neadiacente, de pilda atât celulele din dreptul liniilor cât și pe cele din dreptul coloanelor (folosind tasta CTRL), apoi apăsăm o singură dată ALT + =

Nu uitați combinația de taste ALT cu semnul egal pentru a aduna rapid în Excel!

3. Dublu click pe Format Painter

De multe ori suntem puși în situația de a copia aspectul unei celule peste mai multe zone diferite din Excel.

Probabil știți că există un buton specializat în copierea formatelor de celule: Format Painter (se află în partea stanga sus, langă butonul Paste).

De pildă, pentru a copia aspectul celulei A1 peste celula C3, ne pozitionăm pe prima celulă (A1), apăsăm Format Painter, apoi click pe celula destinație unde dorim să ajungă formatarile.

Însă cum facem dacă dorim să aplicam aceleași formatări peste mai multiple zone Excel neadiacente?

Nimic mai simplu, în loc de un simplu click pe butonul Format Painter facem… dublu click, apoi putem liniștiți să selectăm fiecare din zonele Excel pe care le dorim formatate. Acel dublu click îi spune Excel-lui că încă nu am terminat de formatat. La final apăsăm Escape.

4. Inserarea simultană a mai multor coloane/linii

Doriți să adăugați cinci linii deasupra unui tabel?

Nimic mai simplu: selectați cinci linii fizice deasupra cărora doriți să adăugați noile linii și apăsați combinația de taste CTRL +

Sau click dreapta pe liniile selectate și alegeți Insert

Dacă dorim să adăugăm mai multe coloane odată, selectăm un număr egal de coloane în dreapta cărora dorim să le inserăm, apoi tastăm aceeași combinație de taste CTRL + (adica CTRL cu SHIFT și cu tasta ce contine semnul +)

5. Redimensionarea automată a coloanelor/liniilor

Putem executa dublu click la finalul coloanei pe care dorim să o redimensionăm. Însă dacă sunt multe astfel de coloane nu are sens să facem acest lucru pentru fiecare coloană în parte.

Selectăm toate coloanele pe care dorim să le redimensionăm și facem dublu click la intersecția ultimei coloane cu coloana din drepta sa. Și gata !

Dacă selectăm toată foaia putem face dublu click la intersecția oricăror două coloane, redimensionarea realizându-se automat la toate coloanele din foaie.

6. Ctrl Enter

Dacă selectăm mai multe celule (chiar și neadiacente) și scriem în celula activă apoi apăsăm combinația de taste CTRL + Enter, atunci valoarea introdusă este replicată peste toate celulele preselectate.
Această combinație de taste este folosită pentru a modifica mai rapid formula din spatele unei coloane calculate.
De exemplu, în tabelul acesta dorim să modificăm formula care stabilește adaosul (din 10% in 20%).
Selectăm toate celulele cu date de pe coloana Cost cu Adaos (pentru aceasta folosim combinația de taste CTRL + Shift + Sageată jos), apoi apăsăm tasta F2, modificăm formula și NU apăsăm Enter ci CTRL + Enter (ca să fim siguri că modificarea a fost facută peste toate celulele preselectate).

Concluzia, folosiți combinația de taste Ctrl + Enter pentru a simula tragerea de mânerul de umplere în cazul în care ați scris o formulă și doriți să o replicați peste mai multe celule ce au fost în prealabil selectate.

7. Flash Fill

Flash Fill este un instrument uimitor. Dacă nu l-ați folosit până acum, o sa fiți impresionați.

De multe ori dorim să spargem o coloană sau din contră, să unim mai multe coloane într-una singură.

Exemplul 1 Flash Fill: De pildă, iată o coloană numită Adresa pe care dorim să o despărțim în coloane separate.

În dreptul primei adrese scriem doar Judetul (Prahova) , apoi pe o coloana separată scriem Orasul (Ploiesti). Excel prin intermediul instrumentului Flash Fill, și-a dat deja seama ce dorim să facem pentru cele doua coloane, așa încât putem să-i confirmăm completarea automată a restului de judete și orașe. Putem face acest lucru prin doua metode:

Metoda 1 – selectăm o celulă de pe o coloană și din Home, alegem Fill apoi Flash Fill.

Metoda 2- stăm pe o celulă încă necompletată și apăsăm combinația de taste CTRL + E

Exemplul 2 Flash Fill: În acest tabel dorim să realizăm operația inversă spargerii de coloane și anume CONCATENAREA (sau unirea coloanelor).

Concret, dorim să lipim coloanele Nume, Initiala si Prenume într-o singură coloană separată.

Observați că nu exista o consecvență legată de tipul literelor folosite, pe coloana Nume avem textele scrise cu litere majuscule, pe coloana Inițiala literele sunt scrise cu minuscule, iar pe coloana Prenume și cu litere mici și cu litere mari.

În celula specifică primului om completăm manual numele complet, așa cum dorim să apară: Ionescu V. Radu, avem apoi răbdare și începem să completăm și al doilea nume: Popescu C. Ana. Încă de la prima literă Excel (prin intermediul facilității Flash Fill) a gasit regula pe care dorim să o aplice pentru toate celelalte persoane (confirmați cu tasta Enter). Apăsăm Ctrl + Z de doua ori ca să ne intoarcem, putem să forțăm popularea automata apăsând oricând combinația de taste CTRL + E

8. Repetarea automată a ultimei acțiuni

Orice acțiune poate fi repetată și executată automat în Excel.

De pildă: adăugăm o poză apoi apăsăm tasta F4, iar poza mai este adaugată o dată.

Sau: selectăm câteva celule și le colorăm, apoi selectăm alte celule și apăsăm tasta F4. Observați cum acestea vor fi și ele colorate. Am repetat astfel ultima acțiune (și anume colorarea unei celule) și pentru alte zone din Excel.

Dacă adaugăm o linie nouă, apoi apăsăm tasta F4 se mai adaugă încă una.

Dacă nu mai fac și alte operații specifice Excel, ultima operație înregistrată este Inserarea de linie nouă. Dacă ne poziționăm pe o altă celulă și apăsăm tasta F4, observați cum se adaugă o linie nouă imediat deasupra acelei celule.

Tasta F4 este foarte utilă cand dorim să executăm de mai multe ori aceeași comandă Excel.

9. Named Range

Una dintre cele mai utile facilități Excel, este aceea prin care putem să dăm denumiri prietenoase și ușor de ținut minte unor zone cu date. Apoi să putem să folosim acele denumiri direct în formulele Excel.

Pasul 1: selectăm celulele la care dorim să le dăm un nume, iar în casuța Name Box aflată în partea stanga sus a foii cu date, dăm denumirea dorită

Pasul 2: în orice formulă în care dorim să facem referire la celulele respective, putem să folosim direct numele dat.

Încă un exemplu : celulele cu cantitățile de pe coloana B le denumim Salarii, iar dacă dorim să adunăm aceste salariile scriem direct formula: =SUM(Salarii), astfel nu mai suntem nevoiți să selectăm manual celulele pe care dorim să le însumăm.

Putem să generăm automat toate Named Range-urile specifice rândurilor și coloanelor dintr-un tabel Excel.

Selectăm întreg tabelul (CTRL + A), apoi din Formulas alegem Create from Selection. După confirmare, avem acces în formule la orice coloană sau rând direct cu denumirea prietenoasă a acestora.

10. Inserarea unui screenshot

Dacă dorim să adăugăm în Excel o captură de ecran, eventual dintr-o altă aplicație sau chiar de pe un site web, nimic mai simplu:

Folosind combinația de taste Windows: Alt + TAB comutăm cu aplicația de unde dorim să realizăm screenshot-ul, apoi ne întoarcem în Excel.

Din Insert/Ilustrasions alegem Screenshot apoi Screen Cliping. Avem răbdare să selectăm zona pe care dorim să o decupăm, iar în momentul în care dăm drumul la mouse, acea zonă de ecran o regăsim acum și în Excel.

Acest instrument funcționează identic în toate aplicațiile din suita Microsoft Office (Word, Powerpoint, etc)

11. Opțiunea Justify

Dacă avem un text mai lung scris într-o celulă și dorim să-l scriem „pe mai multe rânduri”, nu are sens să facem acest lucru manual. De pildă, să mutăm părți din text pe rânduri diferite.

Există o metodă mult mai simplă prin care automat să scriem un text peste mai multe rânduri/celule.

Selectăm zona Excel în care dorim să se încadreze textul apoi din Home/Fill/Justify și gata, nimic mai simplu.

Observați că Excel a mutat automat părți din text pe fiecare rand pe care l-a avut la dispoziție, astfel încât acesta să se incadreze perfect în zona indicată.

12. Repetarea capului de tabel la printare

Majoritatea rapoartelor Excel nu încap pe o singură pagină.

Cum facem să repetam capul de tabel cu denumirile coloanelor pe fiecare din paginile raportului?

De exemplu, pentru acest tabel întins pe câteva pagini, dacă mergem in opțiunea Print observăm că nu apare capul de tabel pe toate paginile. Practic, începand cu Pagina 2 nu mai putem citi ce reprezintă fiecare coloană în parte.

Pentru a rezolva aceasta problemă, în panglica de butoane Page Layout apăsăm butonul Print Titles, dăm focusul căsuței Rows to repeat at top, iar apoi putem selecta manual rândul capului de tabel pe care îl dorim replicat pentru fiecare pagină.

Apăsăm Print preview pentru a avea confirmarea și iată, avem la vedere antetul tabelului pentru toate paginile.

13. Opțiunea Transpose

Transpose înseamna „răsucirea” unui tabel, „rotirea” sa, astfel încăt coloanele să devină rânduri și viceversa.

Pentru a „răsuci” un tabel, îl selectăm cu Ctrl + A, apoi îi dăm Paste Special și bifăm opțiunea de jos Transpose.

Iată că ce era rând, de pildă linia Ploiești, este acum coloană (Ploiești).

14. Blank cells

Celulele lăsate necompletate reprezintă un mare neajuns pentru tabelele cu date Excel.

Este recomandat pe cât posibil să nu lăsăm celulele fără date în ele și să încercăm să punem o valoare neutră în acestea (zero, de pildă)

Pentru aceasta, selectăm tot tabelul cu Ctrl + A, apoi din Home/Find and select/Go to special și bifăm opțiunea Blanks. După ce confirmăm cu Ok, vom avea toate celulele lăsate necompletate selectate automat.

Scriem 0, apoi apăsăm Ctrl + Enter pentru a fi inserat acel zero în toate celulele ce au fost preselectate (cele Blank).

Și gata!

15. Grafice de tip hartă (Filed Map)

Dacă tabelele noastre conțin denumiri de țări/orașe, putem crea Grafice direct pe harta mapamondului.

Selectăm tabelul cu Ctrl + A, din Insert alegem Maps/ apoi Filed maps

Observați culorile mai intense în dreptul țărilor care au numere mai mari (zona Asia). Nu mai avem de facut decât să adăugăm etichetele cu valorile propriu-zise în hartă. Pentru aceasta, de sus din stanga din Data labels alegem Show values.

16. Calcule în sens invers

Excel știe să facă calcule și în sens invers. De pildă, în tabelul din acest exemplu avem un produs cu un preț de referință și o valoare facturată ce conține o formulă simplă: Pret Referinta la care s-a adaugat și un Adaos Comercial, totul înmulțit cu numărul de Unități Vândute.
Valoarea facturii conform formulei este de 11200, însă se dorește ajungerea la un preț final de 10900, firește modificându-se valoarea adaosului. Cu alte cuvinte dorim ca Excel să ne spună cât ar trebui să fie adaosul comercial pentru a se ajunge la suma de 10900 pentru valoarea facturii. Pentru acest lucru, mergem în ribbon-ul Data și apăsăm pe What If Analysis și de acolo alegem Goal Seek.

În căsuța Set Cell alegem celula cu pretul 11200 (adică vechiul preț), în căsuța To value scriem valoarea dorită (adică 10900), ultimul lucru pe care îl mai avem de făcut este să-i indicăm în textbox-ul By Changing cell celula Adaosului (adica C4).

Apăsăm OK, iar Excel ne va da rezultatul dorit și anume trebuie să ne mulțumim cu un adaos de 9% (în loc de 12%) dacă dorim să ajungem la prețul final de 10900.

Folosiți instrumentul Goal Seek când doriți să ajungeți la o anumită valoare pentru o celula ce conține o formulă, modificând firește valoarea dintr-o celulă ce conține o valoare de input.

17. Navigarea între foi din taste

Această combinație de taste ne permite foarte rapid să navigăm între foile de lucru fără să folosim mouse-ul.

Iată, apăs de mai multe ori Ctrl + PageUp, respectiv Ctrl + PageDown.

Cât de ușor schimbăm foile doar din taste!

18. Formula Auditing

De multe ori este complicat să vedem celulele de care depinde o formulă sau poate din contră, ne interesează să vedem rapid ce formule depind de o anumită celulă.

Putem să selectăm o celulă ce contine o formulă, apoi din panglica Formulas să apăsăm butonul Trace Precedents. Iată ce ușor vedem celulele de care depinde formula selectată inițial.

Din contră, dacă selectăm o celulă cu o valoare, iar apoi din Formulas alegem Trace Dependents, imediat avem pe ecran săgeți către celulele cu formule ce depind de celula selectată inițial.

19. Grafice Sparkline

În tabelele în care rândurile reprezintă valori specifice timpului sau datelor calendaristice putem să generăm foarte ușor și rapid grafice relevante numite Sparklines.

Sparklines au două facilități ăn plus față de chart-urile clasice:

1. Sunt găzduite la nivel de celulă, putem astfel genera cate unul la nivel de linie sau coloană

2. Odată realizat unul, pe celelalte le generam automat trăgând de mânerul de umplere (la fel ca la formule)

De pildă, în tabelul nostru unde coloanele reprezintă ore (adică timp), vom genera un Sparkline pentru primul rând de date, apoi le vom genera și pe celelalte cu un singur click. Pentru aceasta, selectăm prima celulă disponibilă de pe primul rand, apoi din ribbon-ul Insert alegem din secțiunea Sparklines opțiunea Line. La Data source îi indicăm datele primului rând apoi dam OK.

Iată cum graficul Sparkline de variație în timp este realizat. De sus, bifăm punctele maximale (High points), apoi nu mai avem de făcut decât să tragem de butonul de umplere Fill Button, ca la formule, pentru a genera Sparkline-urile și de la celelalte filiale.

Atât de simplu!

20. Macro Recorder

Putem să înregistrăm oricâte acțiuni repetitive și să le replicăm de oricâte ori dorim.

Pentru aceasta, apăsăm butonul Record New Macro aflat în coltul din stanga jos a aplicației Excel. Sau dacă avem activă panglica de butoane Developer, putem apăsa butonul Record New Macro.

Lăsăm numele propus și apăsăm OK, din acest moment înregistrarea este pornită, memorându-se toate acțiunile pe care le executăm în Excel.

Am să desenez Sparklines pentru tabelul cu orele, așa cum am făcut la punctul anterior, iar la final am să apăs butonul Stop Recording.

Șterg coloana cu Sparklines creată la momentul înregistrării și am să reexecut Macro-ul înregistrat (apăsând din panglica Developer butonul Macros). Aleg Macro-ul nostru și apăs Run. Iată ce rapid și ușor putem să ne automatizăm sarcinile de lucru în Excel. Le înregistrăm apoi le rulăm de fiecare dată când avem nevoie de ele.

Daca n-ați făcut-o deja vă recomand să vă abonați la canalul Dr.Excel pentru a afla printre primii de urmatoarele lecții video gratuite pe temele de larg interes: Excel, VBA, Power BI și SQL, adică din domeniul „Business Intelligence„.

Pe curând!