1. CTRL+Enter

Combinația de taste Ctrl + Enter ne permite să copiem o valoare sau o formulă peste mai multe celule (ce în prealabil au fost preselectate). Cu alte cuvinte, Ctrl + Enter simulează tragerea de mânerul de umplere a unei celule ce conține o valoare sau o formulă.

De pildă, dacă avem preselectate mai multe celule, chiar și neadiacente, dacă scriem în celula activă un text și, ținand apăsată tasta Ctrl, apăsăm și Enter, observați că textul se copiază în toate celulele ce înainte au fost selectate.

Dacă dorim să modificăm formula de pe o coloană calculată, selectăm toate celulele de pe acea coloană, apăsam tasta F2 pentru a intra în modul editare a celulei active, facem modificarea dorită (de pildă schimbăm funcția SUM cu AVERAGE) si NU apăsam Enter (pentru că astfel s-ar face modificarea doar în prima celula), ci Ctrl+Enter pentru ca noua formule să se replice peste toate celulele selectate de pe coloana calculată.

2. Ctrl+Backspace

Combinația de taste Ctrl+Backspace ne repoziționează ecranul pentru a vedea celula activă. De multe ori se poate întâmpla să nu fie vizibilă pe ecran celula activă. Mai ales dacă suntem într-o formulă, se impune să avem acces imediat la celula activă, pentru a putea continua cu scrierea formulei.

De exemplu, dorim să scriem o formulă care adună toate cantitățile. Scriem =SUM( …selectam prima celulă de pe coloana cantitatea, apoi apăsam Ctrl + Shift + Săgeată jos pentru a le selecta pe toate. Acum dorim să ne repozitionăm pe celula activă pentru a continua cu scrierea formulei. Pentru aceasta, apăsăm Ctrl + Backspace și iată că am revenit în locul unde scriam formula pentru a continua cu editarea ei.

Eu folosesc frecvent această combinație de taste mai puțin cunoscută.

3. Ctrl+T

Fiind poziționați într-un tabel, dacă apăsăm combinația de taste Ctrl + T, tabelul respectiv devine unul inteligent.

Din acest moment avem câteva facilități pe care nu le aveam într-un tabel obișnuit. De exemplu, putem să adăugăm o formulă pe o coloană niua și, automat, după apăsarea tastei Enter, întreaga coloană calculată este creată automat.

Mai mult, un astfel de tabel inteligent observați că se află automat în modul filtrare. Putând practic să-l interogăm imediat.

Putem să selectăm automat o coloană cu date apăsând Ctrl + Space sau rândul curent cu Shift + Space.

Mai există două moduri de a crea astfel de tabele inteligente. Putem să alegem din Insert optiunea Table. Sau dacă ne aflăm deja pe un tabel, după ce îl selectăm cu Ctrl + A, putem să alegem din Home/Format as table, această ultimă metodă având avantajul că și colorează tabelul în mod automat.

Concluzia: merită să creați tabele inteligente deoarece acestea au peste 30 de facilități încorporate, pe care tabelele obișnuite nu le au.

4. Ctrl+Space și Shift+Space

Aceste combinații de taste se ocupă cu selecția automată a unei coloane sau a unui rând, însă se comportă diferit pentru tabelele inteligente versus cele standard.

Dacă avem un tabel normal/clasic și apăsăm Ctrl + Space, se selectează toată coloană fizică, la fel pentru Shift + Space se selectează rândul fizic (nu cel cu date din tabelul curent).

În acest al doilea tabel apăsăm Ctrl + T pentru a-l transforma într-unul inteligent, apoi apăsăm combinația de taste Ctrl + Space. Iată, se selectează doar coloană cu date din tabelul curent, așa cum este și normal.

Dacă mai apăsăm încă o dată Ctrl + Space se selectează și eticheta capului de coloană, iar la a treia apăsare a combinației Ctrl + Space se selectează coloana fizică.

La fel functionează și Shift + Space, trebuie apăsat de mai multe ori, apoi noi decidem dacă dorim rândul cu date sau rândul fizic.

Ctrl + Space și Shift + Space sunt combinații de taste extrem de puternice în tabelele inteligente și aproape inutile în cele standard.

5. Ctrl+A și Ctrl+*

Ctrl + A selectează întreg tabelul dacă acesta este unul obișnuit. Dacă mai apăsăm încă o dată Ctrl + A atunci se selectează întreaga foaie fizică.

Dacă avem însă un tabel inteligent, de pildă acesta pentru că am apăsat Ctrl + T, atunci combinația Ctrl + A selectează doar datele din tabel (nu și capul de tabel), însă dacă mai apăsăm încă o dată Ctrl + A, se selectează întreg tabelul.

A treia oară apăsată combinația Ctrl + A, se selectează întreaga foaie fizică.

Rețineți combinația Ctrl + * (se pronunță Ctrl steluță și trebuie apăsate 3 taste simultan: Ctrl, Shift și tasta pe care se află cifra 8).

Dacă apăsăm Ctrl + * într-un tabel inteligent, se selectează direct întregul tabel (cu tot cu capul de tabel), nemaifiind astfel obligați să apăsăm de două ori Ctrl + A.

Eu unul m-am obișnuit să înlocuiesc Ctrl + A cu Ctrl + *, folosesc Ctrl + A doar într-un tabel inteligent atunci când vreau să selectez doar datele (fără capul de tabel).

6. Ctrl+PageUp și Ctrl+PageDown

Combinațiile de taste Ctrl + PageUp și Ctrl + PageDown ne permit să ne „plimbam” printre foi din taste.

Ctrl + PageUp ne poziționează în foaia din stânga, iar Ctrl + PageDown, în foaia din dreapta.

Observați cum se schimbă în partea de jos a ecranului foile de calcul, în funcție de tastele apăsate.

7. Ctrl + Sageți

Ctrl + Săgeata stânga ne poziționează pe prima celulă a rândului curent. Iată ce ușor ne putem deplasa în colțurile tabelului curent.

Ctrl + Săgeată jos ne poziționează pe ultimul rând, Ctrl + Săgeată dreapta ne duce la ultima coloană și tot așa…

Iată ce rapid funcționează aceste scurtături în tabelele foarte mari.

Ctrl + Săgeata jos si am ajuns instantaneu la ultima linie a unui tabel cu mii de linii.

Ctrl + Săgeata sus și sunt de unde am plecat.

8. Ctrl+End și Ctrl+Home

Ctrl + End ne poziționează la finalul foii cu date (colțul din dreapta jos). Nu la finalul foii fizice, ci acolo unde se termină datele completate.

Ctrl + Home ne întoarce la începutul foii, de regulă în celula A1 sau colțul din stânga sus.

Încă o dată, sunt acum pe o altă foaie unde sunt doua tabele, unul mic și celălalt cu mii de linii. Ctrl + End mă duce la finalul celui de al doilea, Ctrl + Home mă întoarce în celula A1 a foii curente.

9. Ctrl+Shift+End și Ctrl+Shift+Home

Am văzut mai devreme că putem ajunge la finalul foii cu date cu combinația Ctrl + End. Dacă mai adaugăm și tasta Shift, se și selectează toate datele până la ultima celulă completată. Deci, Ctrl + Shift + End permite selecția tuturor datelor din foaia curentă pornind de la celula activă.

Cu alte cuvinte, de la celula curentă pe diagonala până la ultima celulă completată se selectează toate celulele adiacente.

Ctrl + Shift +Home selectează toate celulele de la cea activă până la celula A1 din foaia curentă.

10. Ctrl+Z și Ctrl+Y

Ctrl + Z înseamnă Undo și ne permite să ne întoarcem cu o operație. De pildă, dacă ștergem câteva linii si ne răzgândim, apăsăm Ctrl + Z.

Dacă am apucat să dăm Ctrl + Z, putem să facem și operația inversă (Redo) cu Ctrl + Y, adică să anulăm… anularea.

Ctrl + Z anulează o operație făcută, de aceea se numeste Undo, iar Ctrl + Y reface o operație anulată din greșeală (de aceea se numește Redo).

11. Alt + =

De multe ori dorim să adunăm toate valorile de pe o coloană sau de pe un rând. Putem realiza acest lucru foarte simplu în Excel, cu o simplă combinație de taste. Ne pozitionăm pe o celulă aflată imediat sub coloana sau în dreptul liniei respective și apăsăm combinația de taste ALT + = (ALT cu semnul egal).

Putem selecta chiar mai multe celule simultan și apăsăm aceeași combinație de taste.

Și mai spectaculos este să selectăm mai multe celule neadiacente, de pildă atât celulele din dreptul liniilor cât și pe cele din dreptul coloanelor (folosind tasta CTRL), apoi apasam o singura data ALT + =

Nu uitați combinația de taste ALT + = pentru a aduna rapid în Excel!

12. Ctrl + Shift + Săgeți

Cum selectăm rapid coloanele și liniile cu date în Excel?

Nu selectați cu mouse-ul coloanele ce conțin multe valori, pentru că s-ar putea să vă ia o veșnicie.

Dacă un rând are înălțimea pe ecran de un centimetru, înseamnă că un tabel Excel cu un milion de rânduri s-ar întinde pe 1cm x 1 milion de rânduri = 10 km

Combinația de taste CTRL + SHIFT + Săgeată jos, selectează acei 10 km de date în mai puțin de o secundă. Asta înseamnă: 10 km x 3600 secunde cât are o oră = 36.000 de km pe ora (de 30 de ori mai mult decât viteza sunetului).

Nu o să bateți acest record în veci dacă scroll-ați vizual cu mouse-ul!

Nu uitați, CTRL + SHIFT + Săgeată jos pentru selecția instant a datelor de pe coloană, respectiv CTRL + Săgeată jos (fără SHIFT) dacă doar doriți să fiți poziționat la capătul tabelului (fără selectarea celulelor).

O linie întreaga se selectează cu CTRL + SHIFT + SAGEATA DREAPTA.

Sunt pur și simplu dependent de CTRL+SHIFT+Sageti

13. Shift + Săgeți

Shift + Săgeți ne permite să selectăm celule adiacente cu celula activă. Celulă cu celulă, în jurul celulei curente, avem astfel controlul selecției putând să ne oprim când dorim. Shift + Săgeata jos, Shift + Săgeată dreapta și așa mai departe până când selecția arată așa cum vrem.

Așa cum am văzut mai devreme, putem să selectăm automat toate celulele până la capătul tabelului apăsând Ctrl+Shift+End.

Apoi cu Shift + Săgeata stânga, să mai renunțăm la coloanele care nu ne interesează.

Sau Shift + Săgeată sus ca să renuntăm la anumite rânduri.

14. Shift + Click

Selectăm o celulă, iar apoi, ținând tasta Shift apăsată, selectăm o altă celulă. Observați cum se selectează automat toate celulele pe diagonală. Adică dreptunghiul compact de celule a cărei diagonală este formată din cele două celule.

Încă o dată: selectăm o celulă, apoi click cu Shift apăsat pe altă celulă.

Când avem tabele relativ mici cu date, această metodă vizuală ce permite selecția de celule este foarte utilă în practică.

15. Ctrl + Click

Ctrl + Click ne permite să selectăm celule neadiacente, adică nealăturate. De exemplu: prima celulă o selectăm normal cu un click, apoi celelalte le selectăm pe rând cu click-uri succesive în timp ce ținem tasta Ctrl apăsată.

16. Alt cu Cifră

Există o bară de butoane in partea de sus a interfeței Excel ce ne permite să adresăm rapid butoanele de pe ea. De aceea se numește: Quick Access Toolbar.

Putem adăuga orice buton din interfață în această bară de acces rapid.

Iată cum: Identificăm butonul pe care îl apăsam frecvent, să zicem cel de filtrare, apăsăm Click dreapta pe el și alegem opțiunea Add to Quick Access Toolbar. Observați că i s-a făcut o copie sus, pe bara de access rapid.

În acest moment putem să apăsam pe acel buton folosind tastele: Alt cu numărul pe care îl ocupă poziția acelui buton pe bara de sus. Ținem tasta Alt apăsat lung si observați sus că fiecare buton de pe bara de acces rapid are și un număr atașat. În cazul nostru, butonul de filtrare are numărul 5.

Deci Alt cu 5 ne permite să intrăm în modul filtrare, dacă mai apăsăm încă o dată această combinație, iesim din filtrare.

17. Alt + ;

Probabil știți că în Excel putem să ascundem linii și coloane. De exemplu, în acest tabel selectăm câteva linii apoi apăsăm Click dreapta și alegem Hide. Selectăm câteva coloane și le ascundem și pe ele.

Selectăm celulele din tabel cu Ctrl + A, le copiem cu Ctrl + C și apoi încercăm să facem Paste (cu Ctrl + V). Iata ca s-au copiat și celulele ascunse. Asta deoarece Ctrl + A selectează toate celulele dintr-un tabel, indiferent dacă sunt sau nu ascunse.

Combinația de taste care face să rămână selectate doar celulele vizibile de pe ecran este Alt + ; (Alt cu punct și virgulă).

Pentru că lucrez frecvent cu instrumentul Subtotals, folosesc foarte des această combinație de taste.

Imediat după Ctrl + A, apăsăm Alt + ; apoi continuăm cu Ctrl + C și Ctrl + V și iată că avem acum copiate doar datele ce erau vizibile.

18. Tasta Alt

Dacă apăsăm tasta Alt, pe ecran vor apărea scurtăturile pentru toate butoanele din interfața.

De exemplu, după ce apăsăm Alt, observați că fiecare panglică de butoane de sus are atașată o literă. Dacă apăsăm pe litera specifică meniului Data, adică litera A, se deschide panglica Data cu toate butoanele sale, fiecare dintre ele având shortcut. Opțiunea de filtrare are scurtătura T.

Apăsăm T și intrăm în modul filtrare pentru tabelul curent.

Încă o dată, de data aceasta apăsând butoanele mai rapid. Alt, A, T ne scoate din filtru, apăsate încă o dată îl activează și tot așa…

19. Alt + Săgeată jos

O scurtătură puțin cunoscută însă pe care eu o folosesc des. Alt + Săgeată jos deschide orice listă existentă în celula curentă. De pildă, Alt + Săgeată jos aplicată pe această celulă de sus deschide opțiunile de filtrare (deoarece tabelul se vede ca se află în modul filtrare)

Sau dacă ne aflăm pe o celulă care are atașată o listă de validare, cum este aceasta cu valoarea Cluj, observați că dacă apăsăm Alt + Săgeată jos se deschide lista cu orașele predefinite din listă.

20. Tasta F2

Tasta F2 ne permite să intrăm în modul editare al celulei active. Este echivalentă cu dublu click pe o anumită celulă, ne permite să începem să modificăm conținutul acelei celule.

De exemplu, selectăm un rând întreg, apăsăm tasta F2, facem o modificare în formula primei celule, apoi apăsăm Ctrl+Enter pentru a replica modificarea în toate celulele ce au fost selectate.

21. Tasta F3

Un Named Range este un nume pe care îl putem da unui set de celule cu care lucrăm frecvent în formule.

De exemplu, acestor celule le dăm numele Timișoara, acestor celule le dam numele Bacău.

Dacă avem nevoie să scriem diferite formule cu celulele la care am dat deja un nume, putem acum să facem acest lucru mult mai usor.

Iată cum: scriem formula: =SUM( … iar acum putem apăsa tasta F3 care deschide lista cu toate Named Range-urile create, dacă alegem Bacău și apăsam Enter, avem suma celulelor pentru Bacău.

Încă o dată, dacă dorim media de la Timișoara, scriem =AVERAGE( …apăsăm tasta F3 apoi prima litera T de la Timișoara, selectăm Timișoara și apăsăm Enter de două ori și … gata.

Pentru că nu există fisier Excel în care să nu folosesc tehnica Named Range, apăs tasta F3 de sute de ori pe zi pentru a avea acces instant la toate denumirile pe care le-am dat seturilor de date cu care lucrez frecvent în formule.

22. Tasta F4

Tasta F4 are dublu rol în Excel.

Primul rol: repetă ultima acțiune făcută. De exemplu, dacă adăugăm un rând nou și apoi mai vrem unul, apăsăm tasta F4, încă o dată F4, încă un rând și tot așa.

Ne întoarcem cu Ctrl + Z pentru că nu dorim să stricăm tabelul…

Al doilea rol al tastei F4 este mult mai important. Se folosește în formule. De exemplu dorim să indexăm Bugetul cu procentele aflate în panoul de control de mai jos.

Formula pentru prima coloană de indexare este simplă, apăsam Enter și apăsăm dublu click pe mînerul de umplere. După cum știți, Excel copiază automat formula până jos, însă translatează și adresele din formulă în direcția de tragere. Este bine că celula bugetului vine după noi, însă nu este ok că și celula cu procentul de indexare merge și ea în jos. Ar trebui să rămână fixă la copierea în jos. Pentru aceasta selectăm celula C11 și apăsăm tasta F4, acei „dolari” care apar acum în formulă îi spun Excel-ului că adresa C11 rămâne fixă la copierea în jos. Mai tragem încă o dată în jos și iată că celula C11 rămâne fixa.

Problema este că, în momentul în care tragem spre dreapta, C11 rămâne tot blocat, ori noi doream ca aceasta să se translateze și ea spre dreapta, pentru a ne putea folosi de celelalte procente. Revenim la formula inițială și apăsăm tasta F4 de mai multe ori până când rămâne semnul dolar în dreptul liniei însă nu și în dreptul coloanei. Asta înseamnă că la tragerea în jos, linia rămâne blocată însă, la tragerea spre dreapta, coloana se schimbă.

Pentru celula B2 specifică bugetului apăsăm tot așa, de mai multe ori tasta F4 până când blocăm doar coloana, nu și rândul. Asta înseamnă că bugetul se schimbă la tragerea în jos, nu însă și la tragerea spre dreapta. Pentru că am gândit cum trebuie blocările de linii si coloane, iată cum, scriind o singură formulă, putem să tragem atât în jos cât și spre dreapta și avem toate coloanele cu indexările calculate.

Tasta F4 este obligatoriu de folosit, atât timp cât stăpâniți tehnica adreselor mixte și absolute din Excel.

23. Tasta F9

Implicit, Excel este setat să calculeze toate formulele în mod automat, fără intervenția utilizatorului. În panglica Formulas, în dreptul lui Calculation Options vedeți că este bifat Automatic. Dacă schimbăm în Manual, atunci calculele nu se mai fac automat, ci manual dacă apăsam tasta F9. Iată, scriem o formulă simplă de adunare, rezultatul inițial este calculat, însă dacă schimbăm valoarea dintr-o celulă, rezultatul adunării nu este recalculat. Trebuie apăsată tasta F9 pentru recalculare.

Tasta F9 mai are un rol, pe care eu îl folosesc frecvent în tehnici mai complicate, de exemplu când lucrez cu vectori în formule. Dacă selectăm orice operand dintr-o formulă și apăsăm tasta F9, Excel ne arată instant valorile reale din spatele acelui operand selectat.

24. Shift+F10

Combinația de taste Shift + F10 ne deschide meniul contextual, cel care apare și dacă facem click dreapta cu mouse-ul. Există și o tastă dedicată, o aveți în poza aceasta, ea se află în partea din dreapta jos a tastaturilor Windows (intre Alt și Ctrl). Dacă însă această tastă nu există pe tastatură sau e stricată, puteți să apăsați Shift + F10 în Excel pentru deschiderea meniului contextual.

25. Shift+F11

Nimic mai simplu pentru adăugarea din taste a unei foi noi: apăsați Shift + F11.

Iată, apăs această combinație de mai multe ori și adaug pe „bandă rulantă” foi noi.

26. Tasta F12

Tasta F12 deschide fereastra Save As, ce ne permite să salvăm fișierul curent într-o altă locație.

Decât să apăsăm File, Save As, apoi Browse, adică trei click-uri, mai bine o tasta: F12

27. Ștergerea coloanelor/liniilor din taste (Ctrl -)

Pentru a sterge o coloană, ea mai întâi trebuie selectată cu Ctrl + Space, apoi apăsăm Ctrl – (Ctrl cu semnul minus). Apăsăm Ctrl + Z ca să ne întoarcem.

Dacă dorim să ștergem o linie, o selectăm cu Shift + Space apoi tot cu Ctrl – (Ctrl cu semnul minus) o ștergem.

28. Inserări de linii și coloane (Ctrl +)

Dacă dorim să inserăm coloane noi din taste, mai întâi trebuie selectată o coloană cu Ctrl + Space, apoi apăsam Ctrl + (Ctrl cu semnul plus). Cum semnul + este al doilea caracter de pe tasta sa, trebuie să apăsăm Ctrl + Shift cu tasta ce contine semnul plus. Apăsăm Ctrl + Z ca să ne întoarcem.

Dacă dorim să adăugăm linii noi, selectăm o linie cu Shift + Space, apoi apăsăm tot Ctrl + (Ctrl cu semnul plus).

Dacă nu selectați o coloană sau o linie înainte și apăsați direct Ctrl +, se va deschide o fereastra popup ce ne va întreba ce anume să insereze.

29. Ascunderea coloanelor (Ctrl+0) și a liniilor (Ctrl+9)

Pentru a ascunde o coloană, trebuie să fim poziționati într-o celula de pe acea coloană și apăsăm Ctrl + 0.

Pentru ascunderea unei linii, apăsam Ctrl + 9

30. Inserarea datei (Ctrl+;) și a timpului (Ctrl+Shift+; sau Ctrl+:)

Pentru introducerea rapidă a datei calendaristice curente, în orice celula sau formulă putem apăsa tastele Ctrl + ;

Pentru adăugarea orei curente, apăsam Ctrl + Shift + ;

Dacă dorim și dată și timpul, apăsăm cele două combinații una după cealaltă. Ctrl + ; apoi Ctrl + Shift + ;

Felicitări că ați parcurs această lecție video până la final.

Urmează doua scurtătură mai puțin cunoscute însă foarte utile.

Bonus 1: Scrierea într-o celulă pe mai multe rânduri (Alt+Enter)

Dacă dorim să scriem un text mai lung dintr-o celulă pe mai multe rânduri, nimic mai simplu: facem rândul puțin mai lat, apoi ne poziționăm în locul unde dorim forțarea începerii noului rând și apăsăm Alt + Enter.

Observați, exact în locul în care doresc forțarea rândului nou apăs Alt + Enter

Bonus 2: Copierea formulei pe o coloană din taste (Ctrl+D)

De exemplu, avem deja formulă scrisă pentru primul rând și nu dorim să punem mâna pe mouse pentru a face dublu click pentru copierea ei până jos.

Scurtătura minune este Ctrl + D însă, ca să funcționeze, trebuie să selectăm în avans celulele peste care dorim copierea formulei.

Dacă am selectat, nimic mai simplu, apăsăm direct Ctrl + D

Functionează și dacă selectați parțial celule de pe coloana respectivă chiar și neadiacente. Însă trebuie selectată obligatoriu și celula care contine formula scrisă înainte de noi. La final, Ctrl + D și gata.