1. VLOOKUP în 30 de secunde

Am convenit că răspunsul la întrebarea: Care este valoarea corespunzătoare Filialei București pentru Trimestrul 3 este 16551.

„Ochiometric” ne-am descurcat, Totuși, Excel este un software, iar dacă dorim să ne gasească el automat valoarea căutată (fără să o căutăm noi vizual), va trebui să-i spunem noi „pas cu pas” cum anume să ajungă la valoarea dorită de noi.

Am convenit că intelegem algoritmul vizual al cautarii: „căutăm textul București pe prima coloană din tabelul A2:E10 și returnăm de pe rândul găsit valoarea de pe coloana numarul 4 (Trimestrul 3)”

Încă o dată, cu încetinitorul, de data asta cu săgețele colorate:  Am căutat București pe prima coloana din tabelul nostru (adică pe coloana Filiala), iar de pe rândul găsit, am returnat valoarea aflată la intersecția cu coloana Trimestrul 3, adică valoarea 16551. Foarte simplu, este ca la șah!

Pentru ca Excel să ne poată calcula automat această valoare și să nu fim noi nevoiți să o cautăm manual, trebuie mai intai să-i răspundem la 4 întrebări:

Prima intrebare: Ce dorim să căutăm? Răspunsul este BUCUREȘTI

A doua intrebare: Unde-l căutăm pe București? Răspuns: pe prima coloană din tabelul specificat de noi (adică A2:A10). Observați că trebuie să-i comunicăm TABELUL, NU doar coloana unde caută. Acest tabel trebuie să îndeplinească 2 reguli: prima, tabelul să înceapă cu coloana unde se face căutarea, deoarece VLOOKUP știe să caute doar pe prima coloană din tabelul indicat și a doua regula: tabelul să conțină în avans și coloana de unde dorim să ne dea rezultatul (în cazul nostru, Trimestrul 3).

A treia întrebare: de pe a câta coloană din tabelul specificat mai devreme dorim să ni se returneze rezultatul. Putem să numărăm coloanele: după cum vedeți, Trimestrul 3 se află pe coloana 1,2,3, pe a patra coloană. Deci răspunsul este, dorim rezultatul de pe coloana numarul 4.

Ultima întrebare: dorim o căutare aproximativă? Răspunsul este: FALSE, dorim o cautare exacta a textului București. Cu alte cuvinte, în cazul în care București nu există pe prima coloană a tabelului indicat, adică pe coloana A2:A10 să ne spună explicit că nu există valoarea căutată (și anume NOT AVAILABLE – #N/A).

Observați colorate cu roșu răspunsurile la cele patru întrebări: am cautat București pe prima coloană din tabelul A2:E10, iar de pe rândul găsit ne interesează valoarea de pe a patra coloană și dacă, cumva, București nu există, să ne anunțe cu o eroare – FALSE.

Toate aceste patru răspunsuri, adică București, tabelul A2:E10, 4 și FALSE se introduc direct într-o formulă ce conține funcția VLOOKUP. Scriem =VLOOKUP(“București” – scris între ghilimele pentru că este un text, virgulă, tabelul A2:E10, virgulă 4, virgulă FALSE, pentru că dorim o căutare exactă.

=VLOOKUP(„Bucuresti”,A2:E10,4,FALSE)

Toată acestă formulă am scris-o în celula G5, de aceea apare răspunsul corect, 16551.

Poate vă întrebați ce sens are tot acest chin de a găsi o valoare dintr-un tabel aflată la intersecția dintre o linie și o coloană…

Urmează imediat să vă fac un exemplu practic, însă, înainte de aceasta, permiteți-mi să mai fac încă un exemplu simplu:

2. VLOOKUP – exemplu simplu

Avem un tabel foarte simplu, iată-l în partea din stanga sus a acestei foi.

Tabelul are două coloane, prima stochează denumirile de fructe, iar pentru fiecare fruct avem, pe a doua coloană, prețurile lor.

În tabelul de mai jos, dorim, cu ajutorul funcției VLOOKUP, să găsim automat prețul pentru un anumit fruct selectat. Observați că aici avem și o listă cu toate fructele, iar în momentul în care selectez un anumit fruct, în dreptul său, cu ajutorul funcției VLOOKUP, să gasim în mod automat prețul produsului respectiv.

Formula este =VLOOKUP( – scriem doar VL și apăsăm tasta TAB.

Primul argument al funcției VLOOKUP este ce anume căutăm, căutăm produsul de aici, virgulă, …

… în ce tabel facem căutarea, de fapt căutarea se va face doar în prima coloană din tabelul indicat de noi, …

… apoi de pe a câta coloană dorim rezultatul în cazul în care găsește produsul (adică de pe a doua coloană; pentru ca Pretul este a doua coloană), iar dacă nu există să ne dea eroare – FALSE.

=VLOOKUP(C11,B3:C7,2,FALSE)

Incă o dată:

Primul argument, ce căutăm? – Pere;

Al doilea argument, care este tabelul?;

Al treilea argument de pe a câta coloană vrem valoarea (de pe a doua);

… iar FALSE înseamnă să ne dea eroare dacă nu găsește Pere.

Apăsăm Enter și observați că apare automat prețul de la Pere, iar dacă selectăm un alt produs, iată, apare prețul produsului respectiv, deoarece funcția VLOOKUP se recalculează de fiecare dată când schimbăm produsul din listă.

3. VLOOKUP într-un scenariu clasic de business

Este timpul pentru un exemplu practic, unul real, pe care îl întâlniți foarte des în activitatea de zi cu zi din Excel:

Exemplul tipic de folosire a funcției VLOOKUP este acela în care lucrăm cu DOUA tabele în același timp, iar cele două tabele au o coloană în comun. Dorim ca din cele doua tabele să obținem un singur tabel. Această unire de tabele ce au o coloană în comun se numeste MERGE sau JOIN.

Observați primul tabel care are o coloana SalesRep, coloană ce se regăsește și în cel de-al doilea tabel.

Adică cele doua tabele au o coloană în comun: SalesRep și în primul, SalesRep și în al doilea.

Dorim ca în primul tabel să aducem date din cel de-al doilea tabel.

Cu alte cuvinte, dorim să îl punem pe Excel să ne aducă Regiunea pentru fiecare SalesRep din primul tabel, regiune ce există doar în cel de-al doilea tabel.

De pildă, Ben Perez ar trebui căutat pe coloana SalesRep din cel de-al doilea tabel, iar Excel să ne dea regiunea sa, adica West.

Scriem formula: =VL (apăsăm tasta TAB).

Ce căutăm? Pe Ben Perez.

Care este tabelul unde facem căutarea? Acesta este tabelul: il selectam cu Ctrl+Shift+Sageată jos apoi Ctrl+Shift+Sageată dreapta…

…apoi ne întoarcem la formulă cu Ctrl+Backspace.

De pe a câta coloană dorim rezultatul? De pe a doua coloană (adica de pe Region).

Cum dorim să se efectueze căutarea? Exact – FALSE (adică, dacă nu există Ben Perez, să ne dea eroarea #N/A – Not Available).

Mai trebuie să facem un singur lucru, selectăm tabelul în care cautăm și apăsăm tasta F4 pentru a-l bloca astfel încât, în momentul în care tragem de mânerul de umplere în jos, tabelul in care se face căutarea să rămână pe loc (blocat).

=VLOOKUP(A2,$F$2:$G$73,2,FALSE)

Acum, iată, ne-a dat rezultatul West, iar când copiem formula în jos, Excel va găsi regiunile corespunzătoare fiecărui SalesRep. De exemplu: Dan Peterson este în MidWest și așa mai departe …

Dacă se întâmplă să căutăm un SalesRep care nu există, iată cum funcția Vlookup întoarce excepția Not Available – #N/A.

Concluzia finală: scenariul clasic de folosire a funcției VLOOKUP este acela în care dorim ca, din două tabele, să creăm un singur TABEL. Adică, într-un tabel să aducem valori ce se află numai în cel de-al doilea tabel. În cazul nostru, în primul tabel, pe baza coloanei SalesRep, să aducem și coloana Region (coloană ce se află numai în cel de-al doilea tabel).

Rețineți că acest articol a fost gândit doar pentru începători. Urmează alte și alte exemple, din ce în ce mai avansate, în care abia aștept să vă arăt adevărata putere a funcției VLOOKUP.